Manual de Proveedores
1-. OBJETO
El presente procedimiento establece los requisitos que Recopolymers mantiene con sus proveedores. Estos deberán conocer cada uno de los puntos definidos en el presente documento y trasladarlo a lo largo de la cadena de suministro.
Establece la sistemática de selección y evaluación de los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos establecidos y los criterios para la selección, evaluación y seguimiento de los proveedores.
2. CAMPO DE APLICACIÓN
Se definen dos tipos de proveedores: Los que por su servicio/producto afectan a la prestación del servicio; que estarán sujetos a evaluación y seguimiento periódico y los que no afectan, que serán catalogados como “Varios” quedan excluidos el cumplimiento de esta Instrucción.
De esta manera, lo establecido en este procedimiento es aplicable a todos los proveedores de productos y servicios que puedan tener incidencia en la adecuada prestación del servicio de Recopolymers:
- Materia prima
- Utillaje
- Consumibles (producción)
- Mantenimiento instalaciones
- Transporte/Logística
- Medio Ambiente
- Mantenimiento Equipos Producción
- ETTs
- Varios
3. PROCEDIMIENTO
3.1. APROBACIÓN INICIAL.
Este mecanismo se aplicará únicamente en el momento de implantar el presente procedimiento.
En un principio, todos los proveedores que han prestado servicios sin problemas significativos (cumpliendo los plazos de entrega, calidad del producto suministrado, correcto embalaje, etc.), serán aceptados como proveedores en relación a los servicios prestados.
Pasarán al listado de proveedores homologados, se tendrá en ese momento en cuenta el nivel de cumplimiento hasta la fecha.
3.2 EVALUACIÓN INICIAL.
En caso de proveedores que prestan un primer servicio, el responsable/s aceptará el inicio de proceso de homologación una vez estudiado la viabilidad y capacidad de suministro (por referencias, visitas a fábrica, entrevistas, etc.)
A todos los proveedores se les requerirá la disponibilidad de las certificaciones ISO 9001, ISO 14001 o equivalentes, emitidas por entidad acreditada de tercera parte. En caso de no disponerse no limitará el ser proveedor de la empresa pero si le demeritará en la evaluación continua del proveedor.
Todos los proveedores que entran en el panel de proveedores durante el primer año estarán “a prueba” hasta ser evaluados por su cumplimiento según indicaciones en punto 3.4.
En caso de no superar la valoración indicada en este punto, será notificado de inmediato que no podrá pertenecer al panel de proveedores de la empresa y se eliminará del listado.
3.3. ESTATUS DE PROVEEDOR.
Este proceso define los criterios de evaluación, mediante los cuales se comprobará el estado de conformidad de los requisitos de sus proveedores.
Los proveedores serán evaluados en base a los criterios descritos en la tabla inferior. Todos se verán obligados a cumplir los requisitos indicados para mantener la continuidad de proveedor homologado de Recopolymers.
TABLA I. ESTATUS
| Estatus A | Indica que el proveedor cumple con los requisitos iniciales establecidos. Alcanza una puntuación > 70%. APTO |
| Estatus B | El proveedor se encuentra entre el 50-70% de la puntuación. El proveedor podrá seguir suministrando a la organización, siguiendo las exigencias y/o el Plan de acciones establecido por la misma. EN PLAN DE ACCION |
| Estatus C | Un proveedor alcanzará este estatus cuando su puntuación sea inferior al 50%. El proveedor no será seleccionado para pedidos/suministros. Se planteará la posibilidad de elaborar un plan de Desarrollo para que el proveedor pueda ser apto en un futuro. NO APTO |
3.4. CRITERIOS DE SEGUIMIENTO DEL PROVEEDOR.
Todos los proveedores serán evaluados según la tabla II adjunta a continuación. Estos están en la obligación de cumplir los requisitos indicados para asegurar la calidad del suministro de productos/servicios. Se implantan cuatro indicadores o criterios ponderados para obtener la nota global del proveedor. Cuando se cumple el objetivo se obtiene el total del valor de ponderación, de lo contrario, se obtiene 0 en ese indicador. Las cantidades y valores serán igual para todos y cada uno de ellos.
Todos los proveedores al inicio de su evaluación dispondrán de clasificación “A” con 100 puntos, en caso de disponer de certificado ISO 9001, ISO 14001 o EMAS en vigor.
TABLA II. DEMÉRITOS
| CONCEPTO | DEMÉRITO |
| El proveedor no posee de certificado en vigor (ISO 9001, 14001, etc..) | -10% |
| Incumplimiento de plazos de entrega; por cada pedido | -5% |
| Incumplimientos fallos en calidad/cantidad; por cada pedido | -5% |
| Otras incidencias: errores facturación…; por cada pedido | -5% |
Todos los proveedores deberán cumplir con los requisitos legales y reglamentarios que les apliquen a sus productos/servicios. Incumplimientos de la legislación vigente por parte de un proveedor supondrán su inmediata eliminación de la lista y hasta su subsanación no podrá ser proveedor de la empresa.
Se realizarán revisiones periódicas de resultados (mínimo anualmente), en caso de desviaciones o puntuaciones inferiores a 70% se notificará de forma al proveedor para la toma de medidas que se precisen.
Los proveedores que no reciban notificaciones al respecto están en puntuaciones >70%, no habiendo incidencias en la homologación.
**Este procedimiento será enviado a todos los proveedores para su conocimiento en materia de homologación.
** Es obligación de todos los proveedores mantener e informar del estado de sus certificaciones ISO 9001, ISO 14001 o EMAS a la empresa.
El seguimiento de proveedores se realiza según F.04.01 Lista de proveedores
4.- REQUISITOS AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD A PROVEEDORES.
Todos los proveedores que presten sus servicios en las instalaciones de RECOPOLYMERS deben conocer el compromiso de la empresa con el medio ambiente y la seguridad todos sus miembros y colaboradores. A continuación se le comunican los requisitos y/o condiciones requeridas a tal fin:
- Comunicar a su interlocutor (responsable o encargado de verificar su producto o servicio), los tipos de residuos que se generan durante su actividad, para poder informarles de la manera de proceder.
- Aquellos residuos generados a partir de la actividad subcontratada deberán ser gestionados por el proveedor, en caso contrario, se separarán y almacenarán de acuerdo con lo establecido por Recopolymers.
- En el suministro de materias primas y/o auxiliares, el proveedor informará al personal de Recopolymers sobre el grado de peligrosidad del producto, y éste tomará las medidas de seguridad pertinentes para evitar vertidos incontrolados.
- Evitar derrames al manipular sustancias peligrosas (pinturas, disolventes, aceites, etc).
- La empresa subcontratada dispondrá de material auxiliar y de limpieza para actuar en caso de vertido accidental (filtros, material absorbente).
- Las eventuales labores de limpieza que puedan derivarse de la actividad de la subcontrata se realizarán sin contravenir ninguna norma externa o interna referente a la calidad de efluentes y vertidos.
- Los posibles daños en materia de suelos, aguas, emisiones o impactos sobre el medio ambiente derivados de la negligencia de la actividad de la subcontrata deberán ser subsanados y reparados antes de dar por finalizado el servicio prestado.
- Está terminantemente prohibido el vertido de cualquier sustancia al alcantarillado.
- Trabajar de manera segura y proyectar una imagen de respeto y cuidado al medio ambiente.
- Mantener limpias las instalaciones y adoptar las medidas precisas para evitar ruidos anormales.
- Usar de forma racional todos los recursos naturales (agua, energía eléctrica, combustibles, etc…).
- Evitar realizar trabajos que produzcan chispas o generen calor cerca de las zonas de almacenamiento.
- Los vehículos y maquinaria que hayan de ser utilizados en las instalaciones de la empresa se encontrarán en buenas condiciones de mantenimiento.
- En caso de duda o de situación de emergencia durante el servicio, ya sea de carácter ambiental o que afecte a la seguridad de cualquier trabajador, el personal de la empresa subcontratada se comunicará urgentemente con personal de Recopolymers para seguir las indicaciones de actuación en caso de accidente. A modo de ejemplo: accidente laboral, derrame o vertido accidental.
- Los vehículos y maquinaria que hayan de ser utilizados dentro de las instalaciones de Recopolymers se encontrarán en buenas condiciones de mantenimiento, sobre todo en lo que respecta a emisión de ruidos, gases y sin derrames ni fugas de aceites u otros productos.
- Cumplir con lo definido en la Política de Calidad que se encuentra a su disposición en la página web de la compañía.
5.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.